Arbeidsmarktregio Regio Foodvalley onderwierp alle accountmanagers aan een organisatiescan. Doel: achterhalen hoe zij aankijken tegen de regio, het werk en of de werkgeversdienstverlening efficiënt is georganiseerd.
Twee belletjes en een tafelgesprek. Dat is wat Luuk de Kruijff, adviseur werkgeversdiensten van de Regio Foodvalley, nodig had om in zijn regio de organisatiescan op te starten. Met de scan wilde de arbeidsmarktregio nagaan of de werkgeversdienstverlening op een efficiënte manier is ingericht. “Waar kunnen we van elkaar leren? Gaan we allemaal dezelfde kant op? En wat vraagt de werkgever nu aan ons in een veranderende arbeidsmarkt?”, zegt De Kruijff.
De organisatiescan – die is ontwikkeld door de Programmaraad – bestaat uit zo’n honderd vragen. Bij het uitzetten van de scan zijn de collega’s door de initiatiefnemer aanvankelijk in het ongewis gelaten, zodat zij elkaar niet zouden beïnvloeden en iedereen een eerlijk antwoord zou geven. Het invullen van de vragenlijst vergt niet veel tijd. De Kruijff: “De bedoeling is juist impulsief en snel te antwoorden, zodat je er niet te lang over nadenkt en gaat afwijken.”
Tips
- Draagvlak creëren is stap 1 bij het doorvoeren van verandering.
- Committeer het management en zorg ervoor dat de medewerkers daadwerkelijk tijd krijgen om zaken aan te pakken.
- Om te zorgen dat de vervolgsessie iets van het team is, laat het managent daar niet bij aanwezig zijn. Dit voorkomt wijzen en laat je kijken naar waar je zelf invloed op kan uitoefenen. Wel is het belangrijk dat je de zaken die niet bij het team liggen, maar juist bij het beleid en management, mee geeft aan de manager om op te lossen. Houd hem er ook aan!
- Leg van te voren de definitie vast van woorden waarover verwarring kan ontstaan.
- Verbind defenition of done aan het stappenplan.
Scan als grote passpiegel
De organisatiescan werkt als een grote passpiegel en levert een rapport op met inzicht in de verbeterpunten van de regionale werkgeversdienstverlening. In een vervolgsessie onder begeleiding van de Programmaraad, worden de inzichten besproken om ze daarna te kunnen inzetten voor de ontwikkeling van de samenwerking.
“Tijdens de sessie bleek dat de meeste deelnemers dezelfde aandachtspunten belangrijk vonden. Dat binnen het team eenzelfde uitgangspunt is, zorgt direct voor commitment. Sommige punten zijn een open deur, maar nu het eenmaal zwart op wit staat, werken we nu wel aan een oplossing in plaats van eromheen te blijven fladderen.”
Ook de punten waarop de uitvoering geen invloed heeft, worden tijdens de sessie concreet opgeschreven. Bij Regio Foodvalley is Jan Hondebrink, manager van het werkgeversservicepunt, uitgenodigd voor een deel van de sessie, zodat hij de punten kon meenemen naar zijn collega’s en de gemeentebesturen.
In gesprek met elkaar
Hondebrink is blij dat de organisatiescan is ingezet. “We hebben in Nederland bepaalde doelstellingen over wat we willen met werkgeversdienstverlening. De scan is een waardevol instrument om duidelijk te krijgen waar je als organisatie staat, wat je met elkaar wilt en waaraan nog geschaafd moet worden. Belangrijker dan de score is het gesprek dat ontstaat naar aanleiding van het invullen van de vragen. Het maakt inzichtelijk dat mensen verschillend in de werkgeversdienstverlening zitten. Door het beantwoorden van de vragen en het gesprek erover ontstaat de noodzakelijke scherpte.”
De resultaten van de scan dwingen om een concrete stappenplan te maken en verantwoordelijkheden te verdelen. Tijdens de sessie worden subthema’s gemaakt en prioriteiten vastgesteld. Door er tijd aan te verbinden, zorg je voor een concrete aanpak. Doordat je het samen op papier zet, kun je elkaar er ook op aanspreken.
Voortgang te controleren
Regio Foodvalley is in eerste instantie met drie thema’s aan de slag gegaan. Het ontlasten van werkgevers, PDCA implementeren en interne kennis van de medewerkers verhogen. De Kruijff: “Hier tijd voor inplannen is cruciaal voor een goede implementatie. We plannen momenten in om de voortgang te controleren o.a. door kennissessies tijdens bestaande overleggen. Voor werkzaamheden waarbij ook anderen betrokken zijn kijken wij vooral naar wat specifiek bij ons ligt en hoe wij daarin kunnen verbeteren. Het gaat niet om wijzen maar samen beter willen worden. Bijvoorbeeld hoe kunnen wij zaken harmoniseren in ons beleid naar werkgevers toe om zo een nog eenduidigere uitstraling te krijgen naar buiten. We merken dat de dienstverlening naar werkgevers nog beter gaat.”
Wanneer je de werkgevers goed bedient, kun je samen met hen alle doelgroepen aan een betaalde baan helpen.
Hondebrink benadrukt dat een scan niet alleen goed is voor de organisatie, maar ook voor de partners en de werkgeversservicepunten. “Zelf heb ik mij naar aanleiding van de scan ten doel gesteld om samen met partners duidelijk te krijgen waar we heen willen. Bijvoorbeeld door het maken van een meerjarenbegroting. Dan is het cruciaal om er zeker van te zijn dat je over hetzelfde spreekt en de scan helpt daarbij.”
Investeren om verder te komen
Het organiseren van een scan kost het management wel tijd. Maar dat mag je vragen, vindt Hondebrink. “Wil je als organisatie verder komen, dan moet je investeren. Accountmanagers van werkgeversservicepunten zijn doeners, maar soms is het goed om pas op de plaats te maken en alles eens langs een lat te leggen.”