Hoe organiseer ik een succesvol matchingsevent?

Welke stappen en keuzes moet je maken om een matchingsevent te organiseren? Dit praktische invulformulier biedt je een tijdsplanning met een overzicht van alle acties en betrokkenen. Daarnaast vind je er handige tips en een checklist.

Hoe organiseer ik een succesvol matchingsevent?

Je kunt dit formulier ook tussentijds opslaan en op een later moment verder werken. In de mail die je toegestuurd krijgt zit namelijk een bewerklink voor dit formulier

Wel of geen tips tonen in de PDF?

Voorbereiding

26-30 weken voor het matchingsevent

De beoogd projectleider of initiator van het matchingsevent vult deze voorbereiding in.

De beslissing om een matchingsevent in te zetten als middel is genomen en het is tijd om alles goed op een rijtje te zetten!

Vul onderstaande vragen in:

Toelichting bij de vraag: zorg ervoor dat je een SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) antwoord geeft. Betrek in jouw antwoord de doelstellingen van het regionaal werkcentrum en van de dienstverlening.

Voorbeeld: De doelstelling van het matchingsevent is om 150 werkgevers en 300 werkzoekenden bij elkaar te brengen op het matchingsevent van ….. (datum) en minimaal 50 succesvolle matches tot stand te brengen binnen 6 maanden na het matchingsevent). Dit sluit aan bij de doelstelling van ons regionaal werkcentrum om dit jaar minimaal 100 succesvolle matches tot stand te brengen.

Wat wil je nog meer bereiken met het matchingsevent?

Toelichting bij de vraag: dit zijn sub doelstellingen die richting geven aan het matchingsevent naast het matchen van werkgevers en werkzoekenden zoals het organiseren van bepaalde workshops.

This field is required

Toelichting bij de vraag: geef helder aan wie je wilt bereiken en wie er op het matchingsevent aanwezig moeten zijn.

Voorbeeld: De doelgroep van het matchingsevent zijn werkgevers uit onze arbeidsmarktregio met minimaal 3 vacatures per werkgever, werkzoekenden die binnen 2 maanden beschikbaar zijn vanuit de bijstand (gemeentelijke doelgroep), vanuit de ww (vanuit UWV) en werkzoekenden in het algemeen.

Het budget van dit matchingsevent is: €

Toelichting: Let op! Stel eventueel eerst een gewenste datum en tijdstip vast en controleer vervolgens bij alle betrokkenen of er geen andere events op deze datum of in dezelfde week gepland staan. Denk ook aan wat het meest geschikte moment is om het matchingsevent te organiseren.

Wat is de locatie van het matchingsevent?
Met wie ga je dit matchingsevent organiseren?

Toelichting:

Geef hieronder de leden van het projectteam aan die dit matchingsevent gaan organiseren. Check uiteraard eerst of ze beschikbaar zijn en de gevraagd capaciteit aan uren kunnen leveren. Vul gelijk ook alle contactgegevens in.

Tip: bespreek na het samenstellen van je team het matchingsevent, de doelstellingen en de doelgroepen van het matchingsevent. Pas eventueel aan waar nodig. Stuur een vroege “save-the-date” uit!

Rol Naam E-mail Mobiel Organisatie Functie
Toevoegen

Toelichting: Plan voor de gehele organisatie periode overleggen in met het team, dus tot het matchingsevent zelf maar plan ook na het matchingsevent een evaluatiemoment in waarin je de nazorg afspreekt. Sluit direct een collega van communicatie aan. Communicatie over en promotie van het matchingsevent is een belangrijk onderdeel. Vraag communicatie ook naar de aansluiting met eventuele andere campagnes.

Organisatie (deel 1)

16-20 weken voor het matchingsevent

De projectleider vult samen met het team onderstaande vragen in.

Wie moeten worden geïnformeerd in jouw interne organisatie? Wie zijn de interne stakeholders?

Toelichting: Informeer en enthousiasmeer alle betrokkenen in jouw interne organisatie door hen in beginstadium mee te nemen. Stuur een vroege “save-the-date” uit. Denk groot!

Alle betrokkenen zijn naast je directe collega's ook:

  • Collega's uit andere branches en/of regio's
  • Collega's van de afdeling Communicatie
  • Projectleiders van andere events
  • Managers, Coördinatoren, Wethouders
  • Ondernemersverenigingen
  • Brancheverenigingen

Of gebruik het Excelformat hiervoor als je al een bestand hebt.

Naam E-mail Mobiel Organisatie Functie
Toevoegen
Wie moeten worden geïnformeerd buiten jouw organisatie? Wie zijn de externe stakeholders?

Toelichting: Informeer en enthousiasmeer alle betrokkenen in buiten jouw organisatie die mogelijk kunnen bijdragen aan het matchingsevent in de vorm van communicatie, aanwezigheid, invullen workshops etc. Stuur een vroege “save-the-date” uit!

  • Onderwijs
  • Werkgevers
  • Sociale partners
  • Gemeenten
  • UWV

Of gebruik het Excelformat hiervoor als je al een bestand hebt.

Wil je het ingevulde formulier delen met collega's buiten het organisatieteam? Houd dan rekening met de AVG en vul de gegevens pas later in.

Naam E-mail Mobiel Organisatie Functie
Toevoegen
Hoe ziet het matchingsevent er die dag uit?

Maak een draaiboek voor het matchingsevent in tijdsblokken en geef aan wie je nodig hebt voor welke onderdelen. Is er een gastspreker intern of extern nodig? Benader de betreffende partijen/personen en stem af.

Toelichting: Bepaal wat je intern kunt organiseren en voor welke zaken je externe partijen nodig hebt. Bedenk in welke fase van de organisatie de externe partij aangehaakt moet zijn en plan hun acties in het draaiboek. Maak afspraken over het aansluiten van de externe partij bij ingeplande overleggen. Houd er rekening mee dat je soms meerdere partijen moet benaderen voor het gewenste resultaat en de offertes goedgekeurd moeten worden. Spreek een uiterlijke offerte datum af. 


Tip: gebruik een handige tool zoals Sessionlab.com om een draaiboek te maken of maak gebruik van ons format. Denk aan de catering tijdens het event. Voor werkgevers die op hun stand staan, voor het team en voor de deelnemers. Besteed dit tijdig uit!

Tijd Wat Wie Benodigdheden
Toevoegen

Toelichting: Bespreek de inhoud van het event met het projectteam. Bepaal welke interactie je wilt en evt. welk programma hiervoor te gebruiken. Maak afspraken met de sprekers via Teams, Zoom en zet handige tools zoals Slido, Mentimeter, Kahoot en/of Surveymonkey in.

Wat zijn de kosten van het matchingsevent?

Toelichting: geef een overzicht van een inschatting van de totale kosten. Denk daarbij ook aan interne uren.

Toelichting: Het aantal uur per rol is een inschatting van de tijdsbesteding per persoon.

Tip: Deel het overzicht tussentijds met beslissers zodat deze betrokken zijn en niet achteraf verrast zijn.

Wie Uren per rol Uurtarief Totaal
Toevoegen
Wie Uren per rol Uurtarief Totaal
Toevoegen

Communicatie

12-16 weken voor het matchingsevent

De projectleider vult samen met het team en iemand van communicatie onderstaande vragen in.

Met welke communicatiemiddelen wordt het matchingsevent onder de aandacht gebracht?

Toelichting: Bepaal samen met communicatie de middelen om het event mee te promoten. Maak onderscheid tussen de werkgevers en de werkzoekenden. Dit kunnen mogelijk 2 aparte lijnen zijn. Spreek af dat communicatie uitingen gemeten worden. Communicatie kan aan de hand van meting advies geven over het meer of minder inzetten van kanalen.

We zetten de volgende communicatiemiddelen in om het matchingsevent onder de aandacht te brengen voor werkgevers
This field is required
We zetten de volgende communicatiemiddelen in om het matchingsevent onder de aandacht te brengen voor werkzoekenden

Tip: Bepaal samen met communicatie een planning per middel, per doelgroep en vraag aan communicatie om een contentplanning te maken voor content voor, tijdens en na het event. Informeer alle betrokkenen over de communicatie en vraag alle betrokkenen om content te delen.

Maak wel heldere afspraken over wie, wat en wanneer deelt (opnemen in contentplanning).

Tip 2: Spreek af met communicatie dat uitingen gemeten worden. Communicatie kan aan de hand van meting advies geven over het meer of minder inzetten van kanalen.

This field is required

Toelichting: denk aan het opnemen van video materiaal, het maken van foto’s, het inzetten van een redacteur die een verslag maakt. Vraag tijdig offertes aan en leg externe partijen vast met een goede omschrijving van de werkzaamheden tijdens het matchingsevent. Denk ook aan het afspreken van een planning wanneer e.e.a. wordt opgeleverd.

Toelichting: Het is aan te raden om vooraf werkgevers te benaderen die op het matchingsevent staan met een afgesproken minimum aantal vacatures. Zoek samenwerking met werkgeversorganisaties en projecten, zoals NLwerktaanwerk en de regionale verenigingen van VNO-NCW/MKB-Nederland. Denk ook aan het Landelijk Werkgever Servicepunt Gemeenten (LWSPG) en het Landelijk Werkgever Servicepunt UWV (LWSP UWV).


(Bijvoorbeeld: werkgevers benaderen we vooraf aan het matchingsevent om deel te nemen via de accountmanagers van de werkgeversdienstverlening. Werkzoekenden dienen zich in te schrijven via een inschrijfformulier).

Tip: Vraag aan communicatie om een inschrijfformulier op de website te plaatsen waarmee werkzoekenden zich kunnen inschrijven voor deelname aan het matchingsevent. Dit vergroot de kans op deelname. Dit moet overigens geen verplichting zijn; inlopers kunnen ook gewoon deelnemen aan het matchingsevent. Maak de drempel voor inschrijving zo laag mogelijk en vraag toestemming om gegevens te mogen delen voor het matchingsevent.

Wie nodig je “warm” uit voor het matchingsevent?

Toelichting: dit is een mailinglijst met werkgevers en werkzoekenden die bij de organisatie bekend zijn en toestemming hebben gegeven dat je ze kunt benaderen met een uitnodiging voor het matchingsevent via email. De overige deelnemers kunnen zich inschrijven via een inschrijfformulier van de website. Of gebruik het Excelformat hiervoor als je al een mailbestand hebt.

Tip: Stel in overleg met communicatie de mail op, vermeld naast het onderwerp ook de evt. gastspreker(s) en geef een deel van de inhoud prijs. En voeg een beschrijving naar de locatie toe, inclusief informatie over parkeren en openbaar vervoer. Als de mail uitnodiging verstuurd is, check dat met communicatie of de “warme” genodigden zich ook hebben ingeschreven voor het matchingsevent. Dan kan je op basis daarvan een reminder versturen maar ook na afloop nog een contactmoment met de aanmelders hebben. Vergeet hierbij de uiterlijke aanmelddatum niet.

Tip: Bepaal welke gegevens je wilt vragen bij het aanmeldingsformulier met welke registratievelden. Denk hierbij aan contactgegevens, hoe ze kennis hebben genomen van het event en eventueel stel je alvast een vraag over het onderwerp. Stuur de mail uitnodiging ook naar alle betrokkenen en verzoek hen vanuit hun organisaties de uitnodiging ook te versturen. Hiermee heb je een groter bereik en benadruk je de samenwerking wat je doelgroep zal waarderen.

Naam E-mail Organisatie (alleen bij werkgevers)
Toevoegen

Toelichting: Je wilt meten hoeveel daadwerkelijke matches hebben plaatsgevonden, hoeveel werkgevers en hoeveel werkzoekenden op het matchingsevent waren. Denk aan registratie maar ook aan hoe partijen terugkoppeling geven als er een match heeft plaatsgevonden. Nabellen van werkgevers is een goede manier.

De resultaten van de gestelde doelstellingen worden als volgt gemeten:
Toevoegen

Tip: Check het aantal aanmeldingen, daadwerkelijke aanwezigheid en richt een goede meting in van je communicatiemiddelen. Bespreek deze in het team en onderneem wanneer nodig acties. Denk hierbij ook aan het versturen van een reminder van de uitnodiging. Bepaal samen met communicatie inzet andere middelen of verhogen / verminderen van goed / slecht lopende middelen.
Op welke manier richt je, voor zowel de interne als externe partijen en de deelnemers, de follow-up van het evenement in?
This field is required

Organisatie (deel 2)

4-12 weken voor het matchingsevent

Toelichting: Denk aan de taakverdeling voor tijdens het event. Denk hierbij aan moderatoren, presentator, host, techniek crew, fotograaf en tijdsbewaker. Bereid samen met de sprekers de presentaties voor in het gewenste format. Zorg ervoor dat presentaties interactief zijn!

Toelichting: Denk hierbij aan het nasturen van de presentatie, de evt. link van video-opname of foto’s, een evaluatie / enquete. Bereid ook een bedankmail met een goede tekst voor zodat deze klaar staat om na het matchingsevent te versturen.

Hartelijk dank voor het gebruik van het product "Hoe organiseer ik een succesvol matchingsevent".

Je ontvangt nu een email op jouw ingevulde mailadres met een link om het product aan te passen of verder in te vullen en een link om van jouw antwoorden een PDF te genereren.

Is alles gereed voor het matchingsevent? Loop onderstaande checklist nog 1 keer goed door met het team.

1 week voor het matchingsevent

  • In een laatste overleg met het team loop je 1 week voorafgaand aan het matchingsevent alles nog één keer door. 1 week voorafgaand aan het event.
  • Check of alle presentaties gereed zijn en op de locatie gereed staan.
  • Loop het draaiboek nog een keer door.
  • Plan een laatste overleg met de sprekers 1 week voorafgaand aan het matchingsevent om online alles nog een keer door te spreken. Bekijk de presentaties met elkaar.
  • Check het aantal aanmeldingen.

1 dag voor het matchingsevent

  • Check of iedereen locatie, tijdstip en benodigdheden helder heeft.
  • Spreek ruim van te voren op de locatie af.
  • Leg alle benodigdheden klaar.
  • Print presentatie, lijst deelnemers, contactgegevens en draaiboek van het event uit.
  • Denk aan eventueel benodigde kabels.
  • Neem het draaiboek nog één keer door en ga ervoor!
  • Vergeet evt. sociale media posts niet.

dag van het matchingsevent

  • Ben vroeg aanwezig
  • Controleer of de juiste ruimtes beschikbaar zijn en of de stoel indeling klopt zoals afgesproken.
  • Controleer of alle presentaties, benodigheden in de ruimtes klaar staan
  • De dag van het matchingevent Posten of doorgeven van inhoud voor sociale media aan communicatie.

Denk hierbij aan het event opnemen en de puntjes op de "i" bespreken met een evt. ingehuurde externe partij.

Geef per actie aan wie er verantwoordelijk is. Iedere actie heeft een status: To do, In Progress en Done. Door het automatische kleur gebruik is snel zichtbaar wat er nog moet gebeuren.

Nazorg

Loop onderstaande checklist door met het team na het matchingsevent.

1 dag na het matchingsevent

  • Verzamel cijfers.

1 tot 5 dagen na het matchingsevent

  • Leg contact met deelnemers en evt. afzeggers.
  • Evalueer het event met je team. Check of de doelstellingen behaald zijn.
  • Stuur een bedankmail naar alle deelnemers, externe partijen en interne stakeholders met het verzoek om het matchingsevent te evalueren

max 3 weken na het matchingsevent

  • Bel werkgevers met de volgende vragen: met hoeveel werkzoekenden heb je (buiten het event) een vervolggesprek gehad? Heb je naar aanleiding van het event kandidaten aangenomen? Zo ja, wie, op welke functie etc. Verzamel deze cijfers voor het evaluatieverslag.
  • Maak één evaluatieverslag en verstuur dit naar alle direct betrokkenen.
  • Evalueer met evt. opdrachtgevers en andere belanghebbenden erbij. Betrek de mening van je doelgroep!
  • Denk aan het beantwoorden van evt. vragen die tijdens het event gesteld zijn.
  • Check de afgesproken communicatie uitingen.
  • Verstuur een bedankje naar evt. sprekers als je deze op het matchingsevent nog niet hebt gegeven. Maar telefonisch contact of een bezoek kan uiteraard ook een optie zijn!
  • Bespreek in algemene teamoverleggen de punten die goed gingen en de punten die geleerd zijn.
  • Bedenk dat de kracht van herhaling belangrijk is en wil niet steeds opnieuw het wiel uitvinden. Wat goed was, is goed!

Wanneer je dit formulier opslaat en verzend, wordt er een mail toegestuurd met een bewerklink en PDF genereer klink voor dit formulier. Je kunt op elk moment het formulier nog aanpassen en wordt alleen naar het bovenstaande email adres verstuurd.